Una de GTD

Escrito el 25 de Septiembre de 2007 a las 20:52 

Micropost: Un recurso interesante para los que utilicéis (o queráis utilizar) el sistema de gestión de tiempo GTD de David Allen. Se trata este post en Anabubula, un sitio fráncamente curioso que creo que voy a seguir una temporadita. En él tenéis un bonito fondo de pantalla con un mapa mental de GTD. Para que no perdáis nunca el foco. Tenéis un ZIP al principio del post con varias resoluciones, y un link a una entrada posterior con un par de diseños más.

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Una de TiddlyWiki

Escrito el 9 de Agosto de 2007 a las 14:25 

Hace un tiempo hablé de TiddlyWiki, una solución muy maja para poder transportar todo un WiKi en un pendrive o usarlo como fichero común de anotaciones, soporte de un sistema de gestión del tiempo, anotaciones… Una especie de WiKi de juguete, jejeje… ;-)

El caso es que existe una traducción de la herramienta al castellano, y un amiguete ha intentado instalarla con un casque bastante feo. Echando un vistazo al error, la solución parece sencilla: se trata de añadir las siguientes líneas al fichero:

config.views.editor.toolbarCancel=”Cancelar”;

config.views.editor.toolbarDelete=”Eliminar”;

config.views.editor.toolbarDone=”Guardar”;

config.views.wikified.toolbarClose=”Cerrar”;

config.views.wikified.toolbarEdit=”Editar”;

config.views.wikified.toolbarPermalink=”Permaenlace”;

config.views.wikified.toolbarReferences=”Referencias”;

Y como me he tomado la molestia de resolverlo, me dije “mira, p’al blog que a lo mejor alguna visita desde google acaba cayendo” :twisted:

De nada… ;-)

PD: para los que queráis un WiKi de verdad, os recomendo mirar DokuWiki. Lo estamos usando para documentar algunos proyectos y estoy encantado con él…

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De inter-project a dual-project

Escrito el 8 de Agosto de 2007 a las 20:25 

Un buen amigo (lo demuestra el hecho de que lee este blog) me comentaba hace poco que sabe cuando ando liado y cuando no según la frecuencia con la que actualizo el blog. Y tiene razón, el jodío… Desde mediados de Julio hasta finales del mismo mes he andado inter-project: se acabaron un par de proyectos que tenía y de repente entré en estado de “calma chicha” a la espera de más actividad.

Con un poco de suerte (o mala suerte, según se mire) el periodo de inter-project hubiera durado hasta después de Agosto, que era lo más probable, pero - ¡Oh, sorpresa, albricias y cuchufletas! - a principios de Agosto ha habido una adjudicación bastante importante y, prácticamente al mismo tiempo, una invitación a un concurso. Los que habéis preparado ofertas ya sabéis lo que es eso, y si es para la Administración ya ni os cuento el papeleo que involucra. Cuando termine, si me sale bien, haré un post al respecto como aviso y guía a navegantes del TRLCAP.

Así que ahora hago realidad aquello de que “un emprendedor es alguien que deja de trabajar para otro cuarenta horas a la semana y se dedica a trabajar ochenta horas a la semana para si mismo” (cómputo real de la última semana: 84 horas y subiendo - 50% facturables). Y lógicamente la frecuencia de los post ha bajado, hasta el punto de que he tenido que hablar con San Consultor Anónimo y pedirle una excedencia temporal de El Blog Salmón al menos hasta Septiembre.

Pero estoy contento (Diox me libre del pecado de quejarse de que “haiga” trabajo), así que sarna con gusto no pica. De hecho hay algo en lo que ya me había fijado hace tiempo, y es que suelo encontrarme mejor en las temporadas de desbordamiento de curro que en los interproject, sobre todo si los interproject duran más de la cuenta. Creo que el propio Raúl hablada de ello en alguna de las video-entrevistas que he visto y en la que le preguntaban por qué había dejado la consultoría…

¿Seré adicto al estrés? Ummm… Habrá que meditarlo.

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Mensaje para “Mastiempo”

Escrito el 23 de Julio de 2007 a las 17:30 

Si, si, Mastiempo… Tienes los comentarios configurados de tal forma que solo pueden comentar los usuarios de tu blog que tengan una cuenta creada, y no hay ningún correo electrónico de contacto (por lo que no he podido mandarte este aviso de otra forma). Por cierto, a todos los demás cotillas que estáis leyendo este mensaje, os recomiendo que os paséis por este blog sobre gestión del tiempo, que promete bastante… ;-)

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Reuniones efectivas

Escrito el 21 de Abril de 2007 a las 18:08 

reuniones

(desde El Blog Salmón).

Hablaba hace poco sobre la baja productividad española y, al menos en mi caso, una de las cosas que más tiempo me hizo perder al principio de mi carrera profesional fueron las reuniones tediosas, ineficientes e innecesarias. Durante la época de lanzamiento de una empresa, sobre todo, parece que recurrimos a la necesidad de sentirnos arropados por el grupo para así consensuar todas y cada una de nuestras decisiones y que, posteriormente, no se nos puede culpar de nada (”eh, que lo decidimos entre todos en la reunión”). En otros casos las reuniones derivan en campos de batallas campales, ya que son el sitio idóneo para poner a nuestro enemigo en evidencia ante el jefe… Como si tuviera sentido lo de tener enemigos en la misma empresa.

En cualquier caso, y sin querer divagar demasiado sobre las actitudes personales de algunos, reproduzco a continuación una lista de consejos que he ido recopilando con el tiempo para conducir reuniones de la forma más efectiva posible.

  1. Determina la meta de la reunión. Con demasiada frecuencia las reuniones se parecen a aquello tan manido de “a ver si nos vemos y nos tomamos unas copas”. El tiempo de una persona es muy valioso, pero en una reunión el tiempo malgastado se multiplica por el número de asistentes: asegúrate que sabes por qué se convoca la reunión y que pretendes obtener de ella.
  2. Identifica claramente a los implicados. Hay veces que implicamos a personas de determinados Departamentos “para que estén”. Evalua si esto es necesario. Así mismo, si crees que se deben tomar decisiones en la reunión, asegúrate de que las personas que asisten tienen ese poder de decisión. A ser posible, informa a cada persona de por qué es necesaria su presencia concreta.
  3. Envía siempre un orden del día. Sobre esto no deberían hacer falta muchas explicaciones. Como dice el adagio, si no sabes a dónde te diriges, cualquier camino es bueno. Es necesario establecer cláramente un “mapa” de cómo debería desarrollarse la reunión y que todo el mundo lo conozca con antelación
  4. Establece una duración objetivo de la reunión y se implacable. Haz lo mismo con cada punto del orden del día. Conforme se vayan venciendo plazos, interrumpe la discusión, establece unas conclusiones, determina unos puntos de acción y pasa al siguiente punto
  5. Dirige las reuniones. Establece reglas, revisa el contexto, actúa como moderador. Como moderador, se imparcial: No juzgues, adopta el punto de vista de tu interlocutor.
  6. Mantén la reunión centrada en el objetivo. Si se deriva hacia otro asunto y es necesario, establece otra reunión para tratar el mismo. Si es absolutamente necesario, suspende la reunión hasta que se convoque otra con ese tema específico que no os deja avanzar, pero no acostumbres a las personas a que las reuniones pueden ser “imprevisibles”.
  7. Toma notas. Obtén compromisos concretos de tus interlocutores. Los “hay que hacer…” o “habría que determinar…” no valen. Qué, quién, cuándo.
  8. Llegado el “deadline”, cierra la reunión con un resumen de todos los puntos de acción que se han determinado.
  9. Envía un acta de la reunión. Un acta no tiene por qué ser una transcripción, sino un resumen de los puntos de acción, responsables, compromisos y fechas. Asume que al día siguiente de la misma, nadie se va a acordar de lo que tiene que hacer, así que no demores el acta más llá de 48 horas si es posible.

Espero que estos consejos os sean tan útiles como lo han sido para mi a lo largo de mucho tiempo.

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Cita

Escrito el 3 de Abril de 2007 a las 9:00 

También reflexionaba sobre esos jefes de proyecto […] que pierden el tiempo intentando aserrar vanamente un árbol con una sierra sin prácticamente filo, excusando su ineficaz labor en el hecho aparente de que están tan ocupados que no tienen tiempo para afilar la sierra. Ni para pensar.”

Publicado por Diego Navarro. Vaya como se está poniendo de duro el benchmarking… ;-)

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Ordenar el escritorio

Escrito el 4 de Marzo de 2007 a las 14:49 

(desde CODIGOxGRAFICO)

el50

Hace uno tiempo hablamos de la relación entre diseño gráfico y gestión del tiempo. Hoy os traigo un nuevo enlace en esta línea gracias a Ulises, de el50: un blog sobre diseño, música e Internet, como él mismo nos cuenta.

En este post, basado en otro aparecido en avesh.com, nos cuenta varias formas de organizar el escritorio de windows no solo para hacerlo más atractivo, sino para ayudarnos a ordenar nuestro entorno de trabajo, algo que me parece fundamental en cualquier estrategia de gestión y organización personal. Y sobre todo, un buen primer paso para atacar después tu mesa… ;-)

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¿Será posible?

Escrito el 2 de Marzo de 2007 a las 10:46 

Me avisa technorati de que me enlazan desde un blog llamado ordenando mi entropia. Echo un vistazo y veo que enlaza a David Seah, del que ya he hablado en estas vuestras páginas, y al Canasto, otra de mis lecturas habituales.

Pero lo que más me llama la atención es el artículo en el que comenta cómo utiliza el tiempo que pasa a la semana en el tren para leer artículos, revistas, manuales y demás, convirtiendo lo que otros perciben como una molestia o un inconveniente en una tremenda fuente de tiempo, que él mismo cifra en unos tres meses laborales al año.

¿Será posible que haya gente ahi afuera que piense igual que yo? ¿Será posible que la blogosfera nos ayude a encontrarnos y congratularnos de no estar solos en nuestras posiciones? ¿Es posible que realmente no seamos unos bichos raros y que los raros sean realmente los demás por malgastar, desperdiciar y sobre todo no apreciar ni gestionar su tiempo como lo que realmente es, su bien más preciado?

Es de justicia darle las gracias a Francisco por hacerme sentir hoy un poco menos raro que de costumbre… ;-)

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El PPT de Gestión del tiempo

Escrito el 22 de Febrero de 2007 a las 21:08 

Lo comenté hace unos cuantos artículos y no se me ocurrió ponerlo a disposición del respetable. A petición de Enrique, aquí os dejo el archivo power-point con el time-tracker de David Seah, traducido al castellano y adaptado para seguir la semana completa.

Por supuesto, gracias mil a David Seah y a Robert K. Brown por la adaptación primigenia a Power Point.

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Spamwars, gestión del tiempo y autolinks

Escrito el 17 de Febrero de 2007 a las 18:21 

Ya es casi una tradición manteneros al corriente de mis historias con el Spam… Siguiendo el consejo de Janes, he activado Akismet, el plugin que viene por defecto con Wordpress, ya que cuando desactive BadBehaviour la cosa estuvo más o menos tranquila, pero de nuevo me encuentro en el entorno de los 30 a 50 mensajes en moderación diarios, algunos de los cuales se cuelan.

Para activar Akismet necesitas una API Key que consigues al darte de alta en wordpress.com (no hace falta tener un blog allí, solo ser usuario registrado). Introduces esa clave en la pestaña de “editor de plugins” del Akismet y santas páscuas, activado. Ya os diré que tal.

Por otra parte, esta historia me ha servido para darme cuenta de que llevo un “lag” de unas dos semanas entre las cosas que quiero hacer y cuando encuentro tiempo para hacerlas (janes me lo recomendó el 31 de enero, y realmente solo me han hecho falta los dos famosos minutos GTD-Compliant para hacer esta labor). Lógicamente, las ultimas dos semanas han sido especiales, pero la verdad es que al cambiar no solo de trabajo sino de auténtica filosofía laboral me encuentro con que mis pulidos esquemas de gestión de tiempo y proyectos se tambalean. Por primera vez en mucho tiempo he necesitado empezar a hacer un seguimiento de mi tiempo, para lo que estoy empleando los estupendos formularios de David Seah algo tuneados. Concretamente, tengo una presentación power point de seis diapositivas que imprimo en tres folios (dos diapositivas por folio, en apaisado). En la primera tengo el resumen semanal y la ficha del lunes, y en los dos folios siguientes el resto de la semana. Algo así:
gestion del tiempo

Como véis (y si no lo véis bien, yo os lo cuento), están los objetivos marcados con prioridades, un espacio para anotar el cumplimiento semanal de objetivos, bastante espacio en la parte inferior para anotar tareas que hacer en cada día o todo tipo de indicaciones, eventos y observaciones, y en la ficha diaria hay una tabla lateral horaria en incrementos de 15 minutos que permite ir haciendo un seguimiento de nuestro tiempo, así como un cuadro superior en el que anotar los objetivos de ese día en cuestión y el grado de dedicación y consecución logrados.

En el encabezado de la página semanal tengo una frase de un tal H. Jackson Brown que encontré por ahi y que me resulta bastante motivadora:

Don’t say you don’t have enough time. You have exactly the same number of hours per day that were given to Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Mother Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, and Albert Einstein.”

Ya os contaré los resultados.

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Un Wiki Portatil para gestión del tiempo (por ejemplo)

Escrito el 8 de Febrero de 2007 a las 14:15 

Vía El canasto, blog dedicado a la productividad y gestión del tiempo, sobre todo en torno al sistema GTD de David Allen, me encuentro con una herramienta cuyos usos sólo estoy empezando a explorar: GTDTiddlyWiki.

Se trata de un wiki implementado en un solo fichero y que funciona del lado de cliente (sin servidores). Eso quiere decir que lo puedes grabar en un pendrive y llevarlo contigo, sin instalar absolutamente nada. Nothing, niente, nil, zero… Un prodigio de elegancia. Incluso podrías llevar en el mismo pendrive una versión ejecutable de Firefox, ya sea U3 o no, y ni siquiera dependerías de que el ordenador anfitrión tuviera un navegador en condiciones.

Cuenta con todas las funciones y sintaxis típicas de los wikis, y permite editar cualquier entrada con solo hacer doble clic sobre ella. Permite generar y editar los menús de la izquierda, mostrar u ocultar los distintos documentos en el orden en que los vayamos abriendo, grabar vistas (”permaview”) e imprimir (supuestamente) en tarjetas de 3×5 para los amantes de las Hipster PDA. Tiene buscador y usa tags. Cuenta con temas y plugins… ¿Se nota que me he enamorado? :-D

En un principio, como comentaba, la versión que comentan en el Canasto está hecha para seguir el sistema de GTD, basado en el uso de un repositorio (tarjetas, correos o similares) para almacenar todas las tareas, pero las aplicaciones son tantas como las que se le puedan dar a un wiki: Repositorio de información, anotaciones, ideas, resuménes de reuniones, tareas, usarlo como blog o página web (y poder actualizarlo off-line allá donde vayas)… Encima es customizable vía CSS y de código abierto (licencia BSD). Por cierto, si sólo os interesa la funcionalidad WiKi y no las relacionadas con GTD (que sinceramente, son pocas aparte de la impresión en listas separada), mejor dirigíos a TiddlyWiki directamente.

Para instalarlo solo tenéis que copiaros este fichero (botón derecho -> Guardar como). Listo y a funcionar…

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Diseño aplicado a la gestión del tiempo

Escrito el 4 de Enero de 2007 a las 21:22 

(desde CODIGOxGRAFICO)

worklist

David Seah es un diseñador freelance de la zona de Boston. Su especialidad es el diseño de gráficos de información, como por ejemplo este sobre el uso de armas de fuego o este sobre un servicio de perforaciones.

Pero lo realmente innovador de su trabajo son los gráficos aplicados a la gestión. Por poneros un ejemplo, el que ilustra este artículo es parte de sus sistema de seguimiento de objetivos. Otros gráficos populares son su calendario compacto, que permite manejar fechas de todo el año en una sola hoja de una forma muy visual, y los gráficos de seguimiento de tareas.

¿Habrá negocios así en tu zona? A lo mejor es un nicho por explotar…

Actualización 8/1/07: En Roughunderbelly hay implementada una aplicaci´pn gratuita para el seguimiento de tareas y objetivos según el sistema de David Seah. Muy interesante.

Vía canasto.es.

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Estados de ánimo

Escrito el 3 de Enero de 2007 a las 21:12 

Título alternativo: “Nosce te ipsum“.

Llevo una temporada con un ciclo de alibajos anímicos de periodicidad T=5 con una variacion de más-menos dos días (que se note que soy teleco, que puñeta :lol: ). No me preocupa demasiado porque soy consciente de ello.

Me explico: En la parte alta del ciclo estoy eufórico. Me puedo comer al mundo. Todos mis proyectos van estupendamente, mis planes van a ejecutarse a la perfección e incluso la peor hipótesis posible no arroja un resultado nada despreciable. Que corra el vino. Es bonito estar en la parte alta del ciclo, pero también muy peligroso: Las cosas nunca suelen ser tan fáciles en la vida real. Corolario: No tomar grandes decisiones económicas o personales en la parte alta del ciclo. Aprovechar para tomar las tareas que exigen más esfuerzos. Incluir todo lo que implique relaciones interpersonales (el entusiasmo se contagia).

En la parte media del ciclo soy consciente que voy de bajada. Eso actúa como una especie de resaca de la euforía anterior. La sensación es la de estar en lo alto de una montaña rusa a punto de bajar. Precaución. Corolario: Si hay cosas importantes que hacer, mejor hacerlas ahora que no mañana, que puede que no tenga ganas ningunas. Buen momento para la toma de decisiones que requieran cierta cautela.

La parte baja del ciclo no es tan mala como su nombre indica: Por ahora no me ha dado por beber por las mañanas y dormir la mona en la acera :lol: . Pero soy más pesimista, y tengo menos ganas de hacer las cosas. Todos los riesgos van a consumarse y ninguna de las estrategias de contención va a funcionar. De los 85 proyectos que tengo apuntados (dato verídico) ninguno va a salir adelante. Corolario: Vease la parte alta del ciclo en lo que respecta a toma de decisiones. Acometer las tareas más rutinarias y/o que me permitan evadirme durante horas (la programación PHP/SQL es fantástica para eso). Complementar la jornada con un extra de gimnasio, moto y chocolate ;-) .

Y luego viene de nuevo una parte media pero con pendiente positiva. Este es un buen momento para la toma de decisiones que requieran tomar un cierto riesgo calculado.

Corolario final: Conócete a ti mismo. Permite cierta holgura en la asignación de tus tareas para que puedas adecuarlas a tu estado anímico del momento. Dedica algo de tiempo a primera hora de la mañana para organizar tus tareas teniendo esto en cuenta. Haz exámen de conciencia y evalua como te encuentras cada día.

Por cierto, que curiosamente he descubierto hoy ConGestion, un jóven blog dedicado a la gestión y la carrera profesional al que aprovecho para saludar y que, curiosamente, incluye hoy un artículo sobre administración de los momentos de estrés. Juro que el mío estaba ya pensado ;-) . Ah, puede ser un buen momento para releer la guía para la gestión del estrés.

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Malas fechas para el blogging

Escrito el 26 de Diciembre de 2006 a las 18:50 

Al principio me estaba afectando un poco: Llegan las navidades con sus compras, cenas, algunas vacaciones que he podido cogerme y algún proyecto personal que no viene al caso y, curiosamente, me organizo peor que en el trabajo. Me cuesta más sacar un rato para el blog. De hecho, los blogs…

Pero luego me he dado cuenta que incluso los bloggers más prolíficos están bajando el ritmo en sus respectivos sitios, que además cuentan igualmente con una notable bajada de suscriptores y visitas… Va a ser que son malas fechas para el blog y punto.

En cualquier caso, os hago un preview de los próximos temas que me gustaría tocar en Presión Blogosférica, y así de paso me organizo y me motivo:

Entre eso y alguna cosilla más que irá surgiendo espero manteneros entrentenidos unos mesecillos más por lo menos, aunque por supuesto se aceptan sugerencias. Ah, y felices fiestas… ;-)

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Cuando los consejos son gratuitos…

Escrito el 14 de Diciembre de 2006 a las 19:37 

…Más que consejos, son gratuitos. :-(

No se si es que debo trabajar más mi capacidad de convicción (que hasta ahora he considerado bastante respetable). No se si es que me encuentro totalmente equivocado y aun así me creo poseedor de la verdad (¡oh, disonancia cognitiva, cuanta duda siembras en mi mente!). Pero el caso es que me está ocurriendo ultimamente con demasiada frecuencia: Ves una situación, la evaluas, se te revela clarísimamente el problema, aconsejas la solución y no te hacen puñetero el caso.

Me ha pasado con personas que tienen graves problemas para gestionar su tiempo. Yo me siento en la mesa de enfrente y pueden ver como, teniendo casi el doble de trabajo que ellos, cumplo mis horarios y mis fechas de entrega sin demasiados esfuerzos. ¿Me escuchan cuando les doy consejos sobre como gestionar su tiempo? No. Me dicen “es que no entiendes los problemas a los que me enfrento“, y cuando les digo que me los expliquen se van por peteneras…

Me pasa con personas que se encuentran en situación de bloqueo (no saben como empezar un documento, o no saben como resolver una situación) y a los que ofrezco la posibilidad de aplicar un proceso creativo para romper dicho bloqueo. A los tres minutos de empezar ya están diciendo “es que no creo que esto nos lleve a nada“.

Por poneros un caso real: El otro día salí a desyunar con un compañero y, como suele ocurrirle, no habíamos terminado de pedir los cafés cuando le sonó el móvil, e inmediatamente salio del bar para atender la llamada, cosa que hizo durante quince minutos. Para cuando volvió, su café estaba frío y yo ya había desayunado solo, lo cuál no dejó de molestarme ya que me suele hacer la misma jugada con frecuencia. La llamada, por cierto, no era urgente ni importante (que no es que le estuviera llamando el Director General, vaya).

Se da además la circunstancia de que es una persona que sufre de muchísimo estrés, así que estuve hablando con él un rato sobre la necesidad que tenía de centrarse. Que tenía que ser más Zen: Si ahora estoy tomando café, me concentro en el café. Si estoy redactando un documento, estoy redactando un documento. Y si no cojo esta llamada no se va a acabar el mundo: Ya se la devolveré luego. Y si no siempre puedes coger el teléfono y decir “perdona pero me pillas desayunando…¿Te puedo llamar en veinte minutos?”.

Estaba terminando de explicarle esto cuando le sonó el teléfono…Os ahorro el final de la historia. :-(

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